L’email est le moyen de communication le plus utilisé dans le monde professionnel. Il est donc important que vous laissiez une image personnalisée mais sérieuse de votre entreprise auprès de vos interlocuteurs.

La signature mail est souvent sous-estimée. Même si le contenu de votre email est parfait, il ne faut pas la négliger car c’est le dernier élément que verra votre destinataire et autant finir la lecture de votre courrier sur une note positive, non ? Aujourd’hui, la signature n’a plus seulement pour mission d’indiquer les coordonnées de l’expéditeur, car tous les clients mail (Gmail, Outlook, Inbox, Mail…) présentent ces informations (au moins le nom) à la réception. Non, la signature vous permet surtout de mettre en avant votre entreprise et votre poste.

Pourquoi ne pas la négliger ?

C’est normal de douter de son utilité : « Pourquoi ferai-je une jolie signature alors que personne ne la lit ? » Oui, vous avez raison, si vous gardez une signature basique, mais avec une jolie signature, vos interlocuteurs y feront plus attention et ils la liront.

Prenez un peu de temps pour la personnaliser car :

  • L’email est le moyen de communication le plus utilisé dans le monde professionnel
  • C’est la dernière impression que vous allez laisser à votre interlocuteur.
  • C’est une opportunité de business souvent inexploitée par vos concurrents

Le contenu

Le contenu de votre signature est très important, car très souvent vos coordonnées y sont présentées. Il faut donc donner les informations nécessaires à votre interlocuteur, sans le noyer sous les données. Que vous vouliez une signature jolie c’est une chose mais il faut que son contenu soit pertinent. Privilégiez donc un contenu claire, lisible et court.

Généralement on y met :

  • Nom, prénom
  • Fonction/poste, entreprise
  • Téléphone, adresse, site Internet, réseaux sociaux (choisissez le bon contenu en fonction de votre poste et/ou de votre entreprise)
  • Photo de vous ou de l’entreprise ou le logo

Une fois que vous avez choisi le contenu de votre signature. Il faut travailler la forme car c’est ça qui fera la différence. Personnalisez-la selon la charte graphique de votre entreprise pour une meilleure identification de la part du destinataire (couleur, police de caractères, image…)

Attention à ne pas en faire trop, il ne faut pas perturber la lecture de votre mail !

La forme

Différentes méthodes existent pour la mise en forme de votre signature mail. Elles présentent toutes des avantages et des inconvénients.

Pour savoir laquelle correspondrait le mieux à votre entreprise, n’hésitez pas à faire un petit croquis de ce que vous voulez (texte et visuel), pour que vos idées soient claires.

  • La signature textuelle : c’est celle que la majorité des personnes utilise. C’est la signature par défaut, lorsque l’on ne personnalise pas sa boîte mail. Nom, prénom, poste, tout cela de manière très simple, elle n’attire pas l’oeil et peut être peu esthétique, même si elle est très facile à mettre en place et donc, à la portée de tous.

 

  • La signature image : vous créez votre signature sous forme d’image et vous l’ajoutez dans la zone de signature de votre client mail. Cela vous permet de la personnaliser beaucoup plus facilement, de jouer avec les polices de caractères, le texte et l’image. Cependant attention, certaines interfaces bloquent l’affichage des images par défaut. Si toute votre signature est une image et que celle-ci n’est pas chargée à l’ouverture, votre interlocuteur pourrait penser que vous n’avez pas signé votre message. Pas très professionnel pour le coup !

 

  • La signature HTML : c’est la plus aboutie des méthodes à mettre en place mais également la plus fiable. L’HTML permet d’afficher votre signature sur tous les clients mail. Si jamais vous avez une image et que votre destinataire a désactivé leur chargement, il verra tout de même la suite de votre signature (la partie textuelle), c’est donc plus intéressant que la signature image. C’est entièrement personnalisable et fiable, en plus de dégager une image plus professionnelle de votre entreprise.

Chez Info Conception, nous pouvons vous accompagner dans votre démarche pour la mise en place d’une signature mail.

N’hésitez pas à nous contacter.

L’instant tuto

Si vous utilisez le client mail de Google à savoir Gmail, vous pouvez mettre en place une signature, qui peut contenir jusqu’à 10000 caractères (mais oui, soyons fous !) Pour cela, rien de plus simple. Dans Gmail :

  • En haut à droite, cliquez sur la petite roue crantée des Paramètres
  • Dans la section signature, ajoutez votre texte et si vous le souhaitez vous pouvez ajouter une image pour la mise en forme. Vous pouvez également changer la police du texte
  • Enregistrer en bas de la page en cliquant sur « Enregistrer les modifications »

Pour les autres clients mail, vous pouvez configurer la signature dans les paramètres de votre compte. Il y a très souvent un raccourci lorsque vous êtes dans la fenêtre qui permet de rédiger un nouveau message.

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