Comment profiter de ses congés et mettre son activité en pause, sans ruiner tous les efforts mis dans la communication digitale de votre entreprise ? En anticipant, bien entendu, et en suivant tous nos conseils pour continuer de communiquer pendant les vacances. Suivez le guide !

Anticipez la fermeture de votre entreprise pour les vacances

En premier lieu, le réflexe à avoir est l’anticipation. Plus vous penserez à votre communication digitale pour votre entreprise en amont, plus elle sera réfléchie et efficace pendant votre absence. Pour éviter d’être débordé.e, et de gérer ce point dans la panique, laissez-vous minimum 2 mois avant votre départ pour programmer vos outils et/ou faire appel à votre prestataire habituel. En effet, certaines actions, notamment sur votre site internet, peuvent nécessiter l’intervention d’un.e professionnel.le. L’été, les agences web connaissent aussi de nombreux départs en vacances au sein de leurs équipes. Il convient donc de faire vos demandes de maintenance le plus tôt possible.

Prévenez vos clients et prospects de votre absence

De façon générale, l’approche commerciale veut qu’on prévienne systématiquement les clients et prospects de tout changement concernant l’organisation de l’entreprise. Pourquoi ? En premier pour leur éviter une incompréhension face à des bureaux fermés ou un standard qui ne répond pas, mais aussi pour leur permettre d’anticiper des demandes éventuelles. Le webmarketing sert aussi à communiquer avec vos cibles.

Cette information peut prendre plusieurs formes comme, par exemple :
– Un message clair, dès l’arrivée sur votre site internet (ex : « L’entreprise sera fermée du 1er au 31 aout inclus. Les prises de rendez-vous seront fermées à partir du 15 juillet. Pensez à nous appeler ! »)
– Un e-mailing, envoyé à toute votre base client, pour annoncer les congés annuels, ou un encart bien visible sur votre newsletter mensuelle.
– Un post sur les réseaux sociaux, épinglé en haut de votre page, ou une image de couverture personnalisée avec un texte.
Sur vos outils, vous avez aussi parfois la possibilité de préciser vos jours d’ouverture et de fermeture, sur toute l’année. C’est le cas, notamment, sur votre fiche Google My Business, ou votre page Facebook.

Exemple image de couverture Facebook

Avec une image de couverture personnalisée, vos clients et prospects ne ratent pas l’info.

 

Les réponses automatiques pour les prises de contact en ligne

Internet vous offre de nombreux outils favorisant la prise de contact comme les formulaires à remplir sur votre site, les mails ou encore les messageries instantanées et tchat. Pendant vos vacances, vous pouvez facilement paramétrer un message d’absence qui s’enverra automatiquement en réponse à un message reçu. Par exemple «Bonjour. Nous avons bien pris connaissance de votre message. Nos bureaux sont fermés pour congés annuels jusqu’au 15 aout inclus. Nous vous répondrons dès notre retour. En cas d’urgence, merci de bien vouloir contacter le 06 XX XX XX XX. ». Si vous n’êtes pas à l’aise dans la mise en place de cette pratique, contactez notre équipe, et nous le ferons pour vous.

Ne ratez aucune opportunité de business avec la prise de rdv en ligne

Votre secrétariat est fermé l’été ? Vous avez peur de louper des rendez-vous si vous éteignez votre téléphone 2 semaines ? Pensez alors à la prise de rendez-vous en ligne. Ce système très efficace permet, à vos clients et prospects, de consulter vos futures disponibilités, et de réserver un créneau en quelques clics seulement. Cet outil a le double intérêt d’être un véritable argument de vente pour votre entreprise (les internautes apprécient particulièrement d’être autonomes dans leur prise de rdv), et de remplir votre agenda tout seul (ou presque).
Actuellement, il existe des outils gratuits, en ligne, comme Calendly, qui vous permettent de mettre en place la prise de rendez-vous en ligne facilement, sans connaissance technique particulière. L’agenda Calendly est accessible via un lien direct, qui peut être intégré partout (site internet, signature de mail, réseaux sociaux, affiche, cartes de visite etc.). Autrement, vous pouvez développer un agenda en ligne sur-mesure, directement sur votre site internet. Pour cela, vous pouvez faire appel à une agence web comme la nôtre, capable de coder des développements spécifiques, spécialement pour votre activité.

Aperçu de la prise de rendez-vous en ligne

Calendly : une solution sûre et efficace pour vos rendez-vous en ligne

 

Restez réguliers sur vos réseaux sociaux : programmez vos posts

On ne le répétera jamais assez : la régularité est le maître mot lorsqu’on travaille une stratégie éditoriale. Pour garder le rythme, même quand vous n’êtes pas devant votre écran, vous avez grand intérêt à programmer vos posts à l’avance. Comment ? Sur Facebook, l’outil de publication propose cette option. Vous rédigez votre publication Facebook, mais plutôt que de la publier tout de suite, vous choisissez le jour et l’heure à laquelle vous souhaitez qu’elle soit diffusée. Pour Instagram, et LinkedIn, ça n’est pas possible. Enfin, c’est ce qu’on croit. Des plateformes en ligne comme Hootsuite, permettent de gérer, au même endroit, plusieurs comptes de réseaux sociaux, et de planifier les posts à l’avance. Cette méthode est, bien évidemment, très utile lors de vos absences, mais peut aussi s’inscrire dans votre routine mensuelle, tout au long de l’année. Ainsi, vous programmez les publications des semaines à venir, le premier lundi du mois, par exemple, et vous n’avez plus à vous en préoccuper.
Sur votre site internet, notamment s’il est développé sous WordPress, vous pouvez également programmer à l’avance la parution d’articles SEO ou d’actualités au sujet de votre entreprise. Un contenu frais et régulier sur votre site internet va dans le sens du référencement naturel et permet d’optimiser vos positions dans les résultats de recherche. Pour vous garantir la meilleure visibilité possible sur internet, ne négligez pas ce point.

Profitez de la période calme pour revoir la stratégie de communication digitale de votre entreprise

Enfin, pour booster votre communication sur internet, exploitez le temps que vous avez sur les périodes plus calmes pour établir une réelle stratégie digitale pour votre entreprise. Objectifs, cibles, positionnement, ton, planning éditorial : ce sont ces points incontournables qui vous permettront d’être visible sur internet et de rentabiliser le temps passé sur votre plan de communication. Prenez le temps également d’analyser ce qui a été fait les mois précédents et déterminez les axes d’amélioration possibles.
Pour vous aider à y voir plus clair, et à adopter les bonnes pratiques, Info Conception vous accompagne lors de journées de formation web, 100% certifiées et finançables. Pour connaître les dates de formation à venir, contactez notre service dédié.

En conclusion, pendant vos vacances, poursuivez vos efforts en ligne pour être paré.es dès la rentrée !

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